Meetingitis: 9 petua asas untuk melawan penyakit pejabat

Kandungan

• Adakah perjumpaan tidak perlu?
• Kesan metitis
• 9 petua untuk perjumpaan yang berjaya
• 1. Menuntut ketepatan masa
• 2. Jaga masa
• 3. Hadkan bilangan peserta
• 4. Pilih peserta dengan bijak
• 5. Siapkan topik
• 6. Jadikan mesyuarat itu menarik
• 7. Mengadakan persidangan berdiri
• 8. Wujudkan suasana terbuka
• 9. Mendokumentasikan hasilnya

Di banyak tempat, pertemuan berubah menjadi "meetingitis" sebenar: Ketua pasukan memanggil satu pertemuan demi satu, malangnya dengan hasil yang buruk. Mesyuarat harus menjadi instrumen utama untuk kejayaan syarikat. 9 petua mengenai bagaimana syarikat dapat menemukan budaya pertemuan yang sihat dan mengelakkan penyakit radang ...

Adakah perjumpaan tidak perlu?

Makna umum perjumpaan tidak dapat dipertikaikan: Komunikasi bertulis menyimpan salah faham dan sering kali gagal. Mesyuarat di tempat atau perjumpaan tele yang berjaya mendorong pertukaran maklumat yang dapat difahami dan memastikan bahawa semua orang tahu peranan mereka. Ini menyumbang kepada hubungan yang lebih baik antara satu sama lain.

Meetingitis, sebaliknya, adalah gurauan dan kadangkala terdesak untuk kecenderungan berlebihan untuk mengadakan mesyuarat yang tidak perlu. Tidak perlu kerana pertukaran maklumat dan penyelarasan pekerja tidak berjaya.

Kesan metitis

Adakah anda juga salah seorang ksatria Schwafelrunde? Dalam dunia pengurusan, pertemuan adalah istilah sakral dengan sifat positif, popular, dan produktif. Sebilangan orang malah menghabiskan separuh daripada waktu kerja mereka dalam persidangan. Menurut kajian, eksekutif Perancis menghabiskan 16 tahun dalam pertemuan. Pengarang Amerika Robert Kriegel dan David Brandt membuat kesimpulan dalam buku mereka "The Last Moo of the Holy Cow" bahawa pengurus menghabiskan 40 hingga 60 peratus masa mereka dalam pertemuan. Kedua-dua tanda pertemuan yang jelas.

Karya sebenarnya ditinggalkan di sana. Dan apa yang sukar diakui oleh siapa pun: tidak jarang perhimpunan menjadi pasar untuk kesombongan. Para peserta kelihatan tidak bersedia, tidak tahu apa yang ada dalam agenda atau apa sebenarnya yang harus mereka kerjakan sekarang dan oleh itu terus melencong. Itu membosankan, mengganggu, kecewa. Takziah kami! Anda mungkin merasa seperti orang lain yang secara diam-diam menganggap ini ...

9 petua untuk perjumpaan yang berjaya

Untuk mengelakkan perjumpaan berubah menjadi radang sendi, anda perlu mengelakkan membuang masa. Langkah pertama adalah mengenal pasti masalah dan memahami bahawa meetingitis memerlukan banyak wang kepada syarikat. Sebagai orang yang mengadakan atau mengatur mesyuarat, berikut adalah beberapa perkara yang perlu diperhatikan:

1. Menuntut ketepatan masa

Meetingitis, antara lain, adalah hasil daripada tidak berfungsi: para peserta tidak dapat membincangkan semua topik hingga akhir, janji-janji lain akan ditindaklanjuti dari mesyuarat asal, sehingga ditangguhkan. Keutamaan utama adalah permulaan mesyuarat tepat pada waktunya tanpa mengira peserta yang tiba lewat - ini juga berlaku untuk pegawai atasan. Ini meningkatkan tekanan untuk muncul awal waktu berikutnya.

2. Jaga masa

Sama seperti yang anda harapkan untuk semua peserta tepat pada waktunya, mereka seharusnya dapat menganggap bahawa perjumpaan itu hanya akan memakan masa yang diperuntukkan. Ini menunjukkan bahawa anda memandang serius jadual dan tugas anda. Agar anda dapat melaksanakan sasaran masa anda dengan jayanya, anda harus merancang penyangga waktu dan waktu rehat. Sekiranya komen mengancam akan hilang, anda harus mengganggu mereka dan kembali kepada masalah.

3. Hadkan bilangan peserta

Salah satu sebab mengapa mesyuarat tidak dapat dilakukan adalah kerana jumlah peserta terlalu tinggi. Ini membuat perbezaan besar sama ada 15 hingga 20 peserta membincangkan masalah atau lima. Anda dapat dengan mudah mengingati jumlah peserta yang ideal dengan peraturan dua pizza: Jangan sekali-kali menjemput lebih ramai peserta ke mesyuarat daripada yang anda boleh isi dengan dua pizza. Dan itu biasanya bukan 20 orang, tetapi mungkin maksimum lapan orang.

4. Pilih peserta dengan bijak

Bilangan peserta sudah dapat dikurangkan jika anda menumpukan perhatian pada orang yang benar-benar penting. Faktor penentu di sini bukan hanya kedudukan anda, tetapi juga keperibadian anda: Adakah peserta ini mempunyai sesuatu yang berguna untuk disumbangkan? Atau adakah skeptis terkenal yang mengganggu proses daripada meneruskannya? Pastikan peserta mempunyai kemahiran menyelesaikan masalah.

5. Siapkan topik

Gejala khas radang sendi adalah orang yang belum memikirkan perkara yang terdapat dalam agenda. Harus ada agenda terlebih dahulu dengan susunan topik yang akan dibincangkan dalam pertemuan itu. Senarai ini harus tersedia untuk semua peserta pada waktunya agar mereka dapat membuat persiapan. Sekiranya tidak ada yang bersedia, anda boleh memutuskan pertemuan daripada membuang masa.

6. Jadikan mesyuarat itu menarik

Sekiranya para peserta berisiko tertidur kerana kebosanan semata-mata, sedikit produktif cenderung berlaku. Sebaliknya, budaya perbincangan yang direka secara kreatif, di mana prosesnya berbeza, akan menarik perhatian peserta. Ini boleh dilakukan dengan menggunakan teknik provokasi, misalnya. Atau anda boleh mengemukakan soalan luar biasa yang mendorong peserta untuk berinteraksi, misalnya:

• Sekiranya anda tiba-tiba menjadi pakar dalam satu bidang - bidang mana yang akan menjadi itu?
• Apa harapan anda untuk hari ini?
• Adakah anda ingin mempunyai kemampuan untuk tidak kelihatan atau dapat terbang? Tolong jelaskan pilihan anda.
• Kongsi sesuatu yang anda pelajari minggu lalu.

Penyimpangan dari rutin juga adalah memilih lokasi yang berbeza: Mungkin pada musim panas anda memilih mesyuarat luar dan bukannya bilik persidangan biasa.

7. Mengadakan persidangan berdiri

Cara lain untuk mengekang radang sendi: Anda pada dasarnya merancangnya sebagai persidangan yang tetap. Mesyuarat dengan kopi dan biskut hampir mengundang anda untuk menyertai pesta kopi. Sebaliknya, persidangan tetap jauh lebih dinamik. Sebilangan besar orang sukar berdiri untuk jangka masa yang panjang, yang meningkatkan kemungkinan mereka akan singkat. Kelebihan lain: rakan sekerja introvert merasa lebih sukar untuk bersembunyi di persidangan yang berdiri sendiri. Maklum balas mereka tidak semestinya kurang berharga.

8. Wujudkan suasana terbuka

Peserta mesyuarat mesti merasakan bahawa mereka boleh bercakap dengan bebas. Mesyuarat di mana hasilnya sudah pasti sejak awal kerana ada yang tidak berani mengkritik, jarang membawa kepada tujuan yang diinginkan. Untuk ini, penting untuk mewujudkan iklim penghargaan dan keterbukaan. Ini berjaya, misalnya, kerana cadangan yang luar biasa juga didengar. Ini boleh membawa kepada perbincangan mengenai kelebihan dan kekurangan.

9. Mendokumentasikan hasilnya

Tidak ada yang lebih mengecewakan daripada ketika mesyuarat berjalan tanpa hasil. Para peserta harus membuat keputusan dan ini mesti didokumentasikan. Untuk melakukan ini, anda harus melantik perakam tepat pada awalnya. Dan protokol harus segera tersedia. Dengan cara ini, para peserta masih dapat memanggil kemungkinan penambahan mesyuarat dari ingatan. Semakin dekat pertemuan dengan agenda yang dirumuskan sebelumnya, semakin baik ia berjalan. Titik tambah lain ialah apabila pencatat dapat menaip dengan sistem 10 jari. Anda boleh mendapatkan templat untuk laporan hasilnya DI SINI.